Dla przedsiębiorcy, który wykonuje usługi zdalnie lub œwiadczy je głównie u klientów, wynajem tradycyjnego biura to zbędny luksus. W dodatku stosunkowo kosztowny. Alternatywš dla tradycyjnych powierzchni biurowych sš biura wirtualne. Na czym polega taka usługa, ile kosztuje i czy jest w pełni legalna? Podpowiadamy.

Wirtualne biuro to nowoczesna usługa polegająca na pełnym outsourcingu obsługi biurowej bez konieczności fizycznej obecności przedsiębiorcy w danym miejscu. Jeśli wynajmiesz wirtualne biuro, otrzymasz adres, pod którym zarejestrujesz firmę. Będziesz mógł także korzystać z przywilejów, towarzyszących użytkowaniu tradycyjnego biura:
    • obsługi recepcyjnej,
    • obsługi dedykowanej linii telefonicznej,
    • obsługi korespondencji mailowej i telefonicznej,
    • wynajmu sal konferencyjnych wraz ze sprzętem,
    • wynajmu biurka do pracy,
    • oddelegowania określonych zadań, np. odebrania materiałów z drukarni pracownikom wirtualnego biura.
   
Dla kogo wirtualne biuro?
Wynajem wirtualnego biura przyniesie najwięcej korzyści przedsiębiorcom, którzy nie muszą wykonywać pracy w jednym miejscu. Są to:
    • freelancerzy — tłumaczom, copywriterom, programistom czy grafikom,
    • osoby, które pracują w biurach klientów i dużo podróżują,
    • firmy, które z założenia pracują wyłącznie online.
Wirtualne biuro w Warszawie jest również świetną propozycją dla przedsiębiorców, którzy rozpoczynają swoją działalność i chcą ograniczyć koszty. Taka usługa jest bowiem stosunkowo niedroga. Zwłaszcza w porównaniu z wynajmem tradycyjnej powierzchnia biurowej w dużym mieście.

Ile kosztuje wirtualne biuro?
To, ile zapłacisz za wynajem wirtualnego biura zależy przede wszystkim od lokacji biura i zakresu dodatkowych usług. Podstawowy pakiet zawierający adres rejestrowy i podstawowe świadczenia możesz mieć już za 100-140 zł netto miesięcznie. Pamiętaj, że koszty wynajmu możesz ująć w kosztach uzyskania przychodu, zmniejszając tym samym podstawę opodatkowania.

Czy wirtualne biuro jest legalne?
Jeszcze kilka lat temu wirtualne biura wzbudzały spore podejrzenia urzędników. Takie adresy służące często do rejestracji kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu firm otwierały bowiem pole do nadużyć i wyłudzeń podatkowych. Często zdarzało się, że urzędy skarbowe odmawiały nadania firmie numeru NIP, uniemożliwiając tym samym rejestrację. Dlaczego? Wskazywanym przez urzędników powodem odmowy był zazwyczaj brak konkretnego numeru lokalu w budynku i brak możliwości wykonywania funkcji zarządczych pod wskazanym adresem siedziby. Takie działania szybko ukrócił jednak wyrok sądu, orzekający na rzecz przedsiębiorców. W jednej z najgłośniejszych tego typu spraw (II FSK 3549/13) Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że nie ma przepisów, które nakładałyby na podatnika obowiązek wskazania lokalu o tego typu właściwościach. Uznał również, że urzędy nie dysponują przesłankami, które pozwalają im oceniać, że pod wskazanym adresem nie można wykonywać funkcji zarządczych.
Co więcej, w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych).
Organ w pełni poparł więc działalność wirtualnych biur, dając im zielone światło. Dziś, na skutek rozwoju technologii i zmiany modelu zarządzania firmą, budzą one zdecydowanie mniej kontrowersji. A problemy z rejestracją firm w wirtualnych biurach odeszły do przeszłości.

Zanim wynajmiesz wirtualne biuro
Aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek, przed wynajęciem wirtualnego biura sprawdź:
    • czy wynajmujący działa legalnie i ma zarejestrowaną działalność. Najlepiej, gdyby wynajem wirtualnych biur był jej głównym przedmiotem;
    • czy wynajmujący jest właścicielem lokalu, ma formalną zgodę właściciela lub administratora budynku na podnajem powierzchni. Jeśli kwestie formalne nie są uregulowane, Twoja firma może stanąć w trudnej sytuacji, a w ekstremalnej sytuacji — nawet stracić siedzibę
    • opinie na temat wynajmującego. Aby je poznać, sprawdź oceny w Internecie (np. na profilu firmy na Facebooku i w Google), poproś o referencje lub skontaktuj się z innymi osobami, które korzystały z jego usług.